Nel corso degli anni, abbiamo organizzato molti eventi aziendali con successo, e anche se ogni evento è unico, ci sono alcune best practice che si applicano a tutti. Affidati a noi e leggi questo post, capirai l’importanza di affidarsi a una agenzia specializzata per realizzare una perfetta pianificazione.

Senza ulteriori indugi, entriamo nel vivo dell’organizzazione di un evento.

Tutto inizia con una visione. Che si tratti di una cena di lavoro, un evento di networking o una festa di compleanno, l’obiettivo è creare l’evento perfetto, un’esperienza memorabile e magica per tutti.

Realizzare un piano eventi

Il piano eventi è una guida per tutti i componenti dell’evento. Chiamato anche piano di gestione degli eventi, questo strumento organizza tutti i passaggi e le informazioni chiave necessarie per gestire un evento. Che si tratti di pianificare una conferenza o un piccolo evento in un parco, un piano per l’evento funge da bussola mentre ci si prepara per il grande giorno. Come dicevamo, indipendentemente dalle dimensioni dell’evento, un buon piano deve coprire tutti componenti essenziali alla realizzazione del progetto. Questi componenti diventano un piano di gestione degli eventi quando vengono elaborati in obiettivi SMART (Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti e Limitati nel Tempo). Per identificare la timeline, normalmente noi di Pubblicitari Riuniti lavoriamo a ritroso partendo dalla data dell’evento con un programma di workback.

1. Prepararsi al raggiungimento degli obiettivi

Che si tratti di organizzare un evento di beneficenza, ringraziare i clienti o ospitare una cena esclusiva, è importante sviluppare una dichiarazione di intenti in modo da sapere esattamente cosa si vuole ottenere. Chiedersi qual è lo scopo dell’evento e quali gli obiettivi. Sarà possibile misurare il successo dell’evento se gli obiettivi sono raggiungibili e misurabili (obiettivi SMART). Ad esempio, se l’obiettivo è aumentare i ricavi e la consapevolezza del marchio, dobbiamo considerare l’implementazione di obiettivi di vendita post-evento, basati sul tempo in modo che siano realistici. Se questi obiettivi verranno raggiunti, avremo la consapevolezza che l’evento è stato un grande successo.

2. Stabilire il budget

Ogni evento è unico, il che significa che un approccio di budget unico per tutti i progetti in programma, non funzionerà. È importante prendersi del tempo per capire gli obiettivi dell’evento e dare priorità agli elementi del budget. Ad esempio, se l’obiettivo è fare networking e rafforzare le relazioni professionali, si può consentire agli ospiti di socializzare offrendo un menù itinerante piuttosto che una cena formale seduti. Si può anche prendere in considerazione l’idea di organizzare attività che facilitino la conversazione, come un corso di cucina, un workshop di hobbies o una masterclass di vini. Comprendere i costi di mercato e le tendenze del momento, aiuterà a stimare i costi dell’evento e a determinare parametri chiari in modo da evitare di sforare il budget.

3. Il lavoro di squadra fa sì che il sogno si realizzi

Non bisogna avere paura di chiedere aiuto. Affidati a esperti come noi di Pubblicitari Riuniti, così da risolvere tutte le questioni più complesse. Unirsi e condividere le responsabilità ridurrà lo stress e consentirà a ogni membro del team di completare le attività con uno standard elevato, aumentando così la produttività e l’efficienza. Il nostri team di esperti, non si chiude all’interno dei nostri uffici, ma ama sempre creare dei brainstorming di idee creative insieme al cliente, così da far “scoppiare” l’evento, metaforicamente e letteralmente, in modo che rimanga nel tempo, una memoria per tutti gli invitati.

4. Rendere unico l’evento

Dalla scelta della location alla progettazione degli inviti, dall’organizzazione di workshop interattivi alla fornitura di regali aziendali: le opportunità per rendere l’evento memorabile e significativo sono innumerevoli. Si può prendere in considerazione l’idea di organizzare l’evento in una sede unica, come una galleria d’arte, un giardino botanico, un santuario della fauna selvatica o uno zoo, oppure di creare un’esperienza incentrata sul cibo, come un’aperitivo con champagne o un “tè delle cinque”. Rendere prezioso l’evento per gli ospiti, offrendo utili contenuti di alta qualità e sessioni di domande e risposte coinvolgenti, la presentazione di un nuovo prodotto o l’insegnamento di una nuova competenza.

Una volta fissata la data, è fondamentale prenotare la sede il prima possibile. L’evento deve avere una data e una sede fissate prima di poter iniziare a pubblicizzarlo, quindi questo compito è la priorità numero uno nel piano di gestione degli eventi. Un po’ di flessibilità sulla data può aiutare a scegliere tra una più ampia gamma di location.

Quando si sceglie una sede, è importante considerare:

• Accessibilità: La sede ha ingressi e ascensori accessibili? Ci sono bagni per tutti i sessi? Ci sarà spazio per interpreti o uno schermo per eventuali contenuti audio/video in tempo reale?
• Dimensioni: Un evento per 50 persone avrà bisogno di uno spazio diverso da uno per 500. Considerare anche la necessità di stanze separate per sessioni di breakout o altre attività a piccoli gruppi.
• Parcheggio: C’è un parcheggio? è facilmente raggiungibile con i mezzi pubblici?
• Assicurazione: È necessario acquistare un’assicurazione separata? Quali sono le regole di responsabilità?
• A/V: Se l’evento ha bisogno di altoparlanti e microfoni, assicurarsi che sia facile installarli nello spazio disponibile. Lo stesso vale per l’accesso wifi o qualsiasi altra esigenza tecnologica.
• Costi: Quanto deposito chiede il locale? Ci saranno costi aggiuntivi? Quanto verrà restituito in caso di annullamento?

 Confermare relatori e special guests

Cercare i relatori più affermati nel settore di competenza legato all’evento è fondamentale. Leader del settore, esperti in materia o influencer locali sono tutti esempi di grandi relatori o special guests. Il relatore giusto può fare la differenza nell’aumento delle registrazioni e nella buona riuscita del progetto.

Ecco alcuni suggerimenti che il team di Pubblicitari Riuniti segue per organizzare un evento con relatori illustri e special guests:

• Social media: Oltre alle nostre liste di professionisti competenti, utilizziamo anche la rete Linkedin per trovare potenziali relatori, ospiti con interessi o competenze in linea con il settore dell’azienda organizzatrice dell’evento. Cerchiamo hashtag correlati alla missione dell’organizzazione per trovare le persone adatte.
• Fondamentale anche rete interna esistente: Chiediamo all’azienda i nominativi di figure competenti all’interno dell’organizzazione o del consiglio di amministrazione. Questo ci consente di ampliare i dibattiti mantenendo sempre alta la concentrazione. Chi meglio dei membri interni all’azienda può suggerire cosa potrebbe avere più risonanza con i partecipanti? Spesso li contattiamo direttamente o attraverso un sondaggio interno, chiediamo suggerimenti su chi vorrebbero vedere al loro evento.
• Rivediamo gli eventi organizzati in passato dall’azienda: Sempre attraverso un sondaggio cerchiamo di capire cosa, dell’evento passato, è rimasto impresso nella mente dei partecipanti. Questo ci aiuta a mantenere una vision coerente, cercando di non ripetere ciò che è già stato fatto.
•  Controlliamo le pubblicazioni del settore: Cerchiamo persone note che hanno scritto su argomenti di interesse per l’organizzazione e che potrebbero far parte dell’evento. A seconda di chi sono, potrebbero essere relatori o importanti special guest.

Promuovere l’evento con un solido piano di marketing

Anche con gli oratori o gli artisti più importanti, è necessario un piano promozionale per attirare la gente. Per questo motivo, nel piano di gestione degli eventi, includiamo:

• Marketing: Questo è il lato analitico del piano promozionale e dove essere guidato da obiettivi chiave e KPI per segnare il successo. Tutto all’interno del piano marketing deve essere in linea con le esigenze dell’azienda e dei partecipanti, oltre che con l’obiettivo dell’evento. Landing page di marketing, campagne sui social media o campagne di drip email, sono solo degli esempi di ciò che normalmente si include nel piano marketing.
• Pubblicità: Utilizziamo le informazioni sul pubblico per capire su quali canali concentrarsi per pubblicizzare l’evento, ad esempio:
  • Siti web che contengono elenchi di eventi
  • Social Media
  • Partnership

Una volta impostati i canali, è possibile distribuire e disseminare le informazioni, per suscitare entusiasmo e interesse nelle persone, affinché decidano di partecipare.

Anche le emittenti televisive, le radio e la stampa sono tutti ottimi modi per suscitare interesse. Infine, nessun piano promozionale è completo senza i ringraziamenti post-evento, riconoscimenti per gli sponsor e articoli stampa. 

Importante fattore da considerare nella comunicazione è la professionalità, nulla deve essere improvvisato, l’ufficio stampa e tutti i tecnici che si occupano della comunicazione audio/video, compreso il fotografo dell’evento, devono essere professionisti. L’immagine è, e sarà sempre, il biglietto da visita per la vostra azienda.

L’ultima cosa a cui pensiamo è il programma del giorno dell’evento, che deve comprendere tutte le fasi dello sviluppo, dall’allestimento alle pulizie finali. Includere ogni dettaglio, non importa quanto piccolo sia, per avere tutto sotto controllo.

Ecco un rapido esempio di come potrebbe apparire:

• 5:30: Consegna bouffet Bouffet colazione e pranzo presso la sede (Nominativo del responsabile)
• 6:15: Allestimento e configurazione AV (Nominativo del responsabile)
• 7:00: Breve riunione di coordinamento (Nominativo del responsabile)
• 8:00: I partecipanti iniziano ad arrivare
• 8:30: Colazione
• 9:00: Il relatore 1 sale sul palco
• 10:00: Pausa caffè
• 10:30: Il relatore 2 sale sul palco
• 11:30: Socializzazione, eventi e workshop
• 12:30: Inizio Bouffet
• 13:30: Termine Bouffet chiusura del bar
• 14:00: L’evento termina; tutti gli ospiti devono uscire dalla sala
• 14:30: Pulizie della sala e smontaggio

Identificare chi deve fare cosa, e quando, può garantire che ci sia una chiara responsabilità prima dell’inizio dell’evento. I dettagli sono fondamentali quando si tratta di determinare come pianificare la buona riuscita.

5. Post-Evento

È importante contattare gli ospiti un giorno o due dopo l’evento, per ringraziarli di aver partecipato e condividere con loro le foto dell’evento. Per gli eventi aziendali, è anche importante chiedere un feedback su ciò che i partecipanti hanno apprezzato di più, cosa hanno imparato, cosa vorrebbero vedere migliorato o cosa avrebbero voluto in più. Un’e-mail di follow-up o un sondaggio post-evento aiuteranno molto a dotarsi di informazioni e strumenti per semplificare la pianificazione e rendere il prossimo evento un successo ancora maggiore.

Tutte le attività e i servizi vanno studiati in modo che siano in linea alle dimensioni del pubblico. In passato, abbiamo organizzato alcuni open bar per eventi in cui era previsto un singolo barman che preparasse da zero il drink per ogni partecipante che ne faceva richiesta. Per evitare che si formassero lunghe file e i partecipanti si innervosissero, abbiamo trovato una soluzione migliore, preparare in anticipo i cocktail, mantenendo sempre di qualità. Il Barman è diventato parte di uno show in cui si mostravano le tecniche di preparazione. In questo modo abbiamo evitato file e migliorato l’esperienza dei partecipanti.

In conclusione per creare l’evento perfetto è importante creare una timeline dettagliata per garantire che tutto proceda senza intoppi. Includere quando devono essere presentati permessi o polizze assicurative, quando termina la registrazione e una timeline dettagliata del giorno dell’evento. È fondamentale scrivere tutto per assegnare le responsabilità e ricordare cosa è stato fatto per il prossimo evento. Rivedere la documentazione esistente di eventi simili organizzati in passato può aiutare a garantire che non manchi nulla

Noi di Pubblicitari Riuniti per organizzare un evento di successo realizziamo una pianificazione meticolosa con  l’attenzione ai dettagli. La nostra grande professionalità e il nutrito team di esperti nei settori coinvolti, ci permette di creare un’esperienza memorabile per tutti i partecipanti. Siamo flessibili e pronti ad adattarci alle circostanze impreviste.

Contattaci per avere maggiori informazioni.